Smart working, come farlo nel modo giusto? Domande e risposte di lavoratori e manager
Come posso individuare quali sono i giorni in cui lavorare in smart working?
Per individuare i giorni in cui prediligere il lavoro smart, bisogna organizzarsi innanzitutto con il proprio team, ed eventualmente scegliere di lavorare a distanza quando si devono svolgere attività in autonomia o di concentrazione mentre negli altri giorni si può privilegiare l’ufficio per la collaborazione con dei meeting o riunioni in presenza.
Il datore di lavoro può obbligarmi a stare a casa?
No, il datore di lavoro non può obbligare a stare a casa, lo smart working in condizioni di normalità si regola attraverso un accordo che prevede una scelta condivisa tra le parti. L’obbligo di lavorare da remoto sorge, in caso di emergenze o calamità esterne, come per la pandemia che stiamo vivendo in ottemperanza di un DPCM che può obbligare di lavorare presso la propria abitazione, qualora l’azienda non sia in grado di garantire sicurezza e distanziamento, in tali casi l’azienda può obbligare il lavoratore a svolgere l’attività da remoto.
Come faccio a far presente al mio manager che voglio disconnettermi?
La disconnessione è già un diritto del lavoratore smart. La Legge n.81/2017 prevede il diritto alla disconnessione: si individuano fasce orarie in cui si deve disconnettersi dai device aziendali. Disconnettersi è il termine tipico per indicare di distaccarsi fino al giorno dopo e solitamente la Policy di Smart Working lo prevede già di suo dando tutte le indicazioni.
Diverso è parlare di distacco temporaneo o di organizzazione flessibile del lavoro all’interno della giornata/settimana. In smart working non si fa presente ogni singolo bisogno, ma si concordano col manager delle regole informali valide per tutto il team in tutte le occasioni: c’è quindi la possibilità di lavorare e di staccare temporaneamente l’attività lavorativa per riprenderla in seguito, pur assicurando di raggiungere l’orario di lavoro massimo previsto (solitamente ci si accorda per segnalarlo in agenda, ecc…).
In smart working lavoro e impegni personali e domestici si integrano e spesso si svolgono nello stesso ambiente. Un consiglio per meglio gestire il tempo è quello di condividere con chiarezza la propria agenda e con trasparenza i propri impegni extra-lavorativi con i colleghi esplicitando gli orari in cui non si potrà essere disponibili.
Come posso far presente che ho lavorato più di quanto dovrei?
Anche in smart working può succedere di fare straordinario (o cosiddetto over-work): la prima cosa da fare è tenere presente quali siano le policy aziendali.
Alcune policy non remunerano e non riconoscono l’over-work mentre altre lo riconoscono, alcune aziende invitano al recupero delle ore lavorate in più (“oggi hai fatto 9 ore domani fanne 7”). In ogni caso la relazione col manager deve essere salda, trasparente e di fiducia: come collaboratore devo poter segnalare in assoluta serenità questo accadimento per valutare insieme se si stratta di un’eccezione o se in effetti il carico di lavoro o gli obiettivi assegnati sono eccessivi e valutare una riorganizzazione del lavoro.
Quali strumenti sono più efficienti per comunicare a distanza con il mio team?
Ci sono due modalità per comunicare a distanza.
La modalità asincrona: con mail e soprattutto con file condivisi accessibili da qualsiasi luogo. Ad esempio file abilitati per essere lavorati da più persone e in tempi diversi
La modalità sincrona: utilizzare le chat per comunicare è uno strumento che permette accessibilità e velocità. Molto economico e smart. Altrimenti pianificando di telefonate e video-call per condividere informazioni e file.
Come posso gestire la sovrapposizione tra impegni personali e lavorativi?
La sovrapposizione si può gestire con un’ampia fascia di flessibilità oraria intesa come la possibilità di staccare e ricominciare a lavorare quando si è disponibili, potendo quindi lavorare non esclusivamente in totale corrispondenza col resto dell’organizzazione ma anche in orari diversi per dedicarmi al work-life balance.
Si tratta di applicare il lavoro discontinuo, ad esempio organizzando la giornata come un flusso continuo in modo tale che impegni personali o familiari ed il lavoro siano integrati e complementari. Inoltre, in smart working si ha la possibilità di risparmiare il tempo del commuting o pendolarismo, rientrando in possesso di un tempo-vita “guadagnato” da poter destinare al proprio work-life balance. Anche la pausa pranzo può essere gestita in modo flessibile.
Le domande dei manager
Come si passa da una logica di assegnazione di compiti ad un approccio per obiettivi?
La logica del lavoro per obiettivi, tipica del lavoro in smart working, è quella di affidare un traguardo, una meta finale e non una singola attività. Bisogna porre attenzione alle aspettative che si generano, indicando chiaramente cosa voglio e cosa mi aspetto. Evitare di cadere nell’errore di dare troppe indicazioni: come, quando, con che strumento….che invece sono scelte che dovrà fare il collaboratore. La strategia migliore è fare un passo indietro e fidarsi. Affidare obiettivi da raggiungere non è banale e richiede un approccio diverso all’organizzazione del team, che passa anche dalla profonda conoscenza delle competenze e attitudini dei propri collaboratori e dei livelli di autonomia realizzativa delle persone.
Come posso gestire parte del team a distanza e parte in presenza?
Importante porre un’attenzione distribuita a tutti, non solo alle persone che lavorano in ufficio in presenza. Dotarsi di documenti di lavoro e materiali di analisi che possano essere condivisi anche a video e non solo nella stanza dell’ufficio. Il segreto è considerare il team come tutto a distanza.
Quando si lavorerà nella modalità di smart working “autentica” come dovrò gestire la presenza in sede dei miei collaboratori?
All’interno della Policy di smart working bisognerà indicare il numero di giorni o le modalità per lavorare a distanza. Sarà in ogni caso importante svolgere un meeting preliminare con il proprio team per affrontare il tema (regole, orari, presenza, ecc…). Verificare se c’è già disponibile un’applicazione di prenotazione del posto in ufficio per non creare sovrapposizioni e pianificare i momenti in base agli obiettivi da raggiungere, per esempio creare socializzazione.
Quanto le relazioni gestite a distanza “mutano” i rapporti lavorativi?
Se si sperimenta lo smart working “autentico”, se la relazione è partita da tempo la distanza non dovrebbe proprio cambiare il tipo di rapporto, al contrario può rendere la comunicazione più efficace. In ogni caso il manager deve impegnarsi per parlare di lavoro ma non solo, ponendo attenzione ai bisogni dei propri collaboratori, mantenendo e ricreando anche a distanza i momenti di socialità come le “quattro chiacchiere alla macchinetta del caffè”.
Come capisco se un collega è in over-working?
Per capire se un collega è in over-working è essenziale monitorare le attività, i carichi e il timesheet o calendario compilato dallo stesso. Attenzione monitorare non significa controllare. Il monitoraggio si ottiene anche con il dialogo diretto in colloqui di feedback appositi per verificare lo status di andamento delle attività che il collaboratore deve portare a termine.
REP.IT
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